dona-mans-portàtil-escrivintCrèdit: Getty ImagesEn una setmana, he millorat dràsticament les meves habilitats de comunicació professional.
Sí, ho sé, és una gran afirmació, però és cert. I el millor és que els canvis que vaig fer van ser senzills. He retallat tres paraules del meu vocabulari: 'en realitat', 'ho sento' i 'jo'.
1. En realitat
La meva inspiració per desfer-me de 'realment' va ser Carolyn Kopprasch, directora de la felicitat de Buffer, que va escriure un gran entrada al bloc a la paraula.
Resulta que quan faig servir 'en realitat', sol ser perquè estic corregint algú. La prova es troba en un correu electrònic recent que he enviat al meu editor.
Erin: Aquesta redacció em va semblar una mica enganyosa, així que la vaig canviar.
Jo: En realitat, he extret aquesta frase del lloc web de [company].
No és una resposta horrible, però una millor seria:
Gràcies pels teus suggeriments! He utilitzat aquesta frase perquè la vaig trobar al seu lloc.
El segon comunica la mateixa informació alhora que sona més respectuós i amable.
Alternatives 'en realitat': Definitivament, ho he entès, ja ho veig, gran punt, té sentit, comprensible
2. Ho sento
Intento mantenir-me allunyat de dir 'ho sento' situacions que no mereixen : quan comet un petit error, quan dic la meva opinió o quan algú assenyala alguna cosa que he trobat a faltar.
Tanmateix, ara ni tan sols faig servir 'perdó' durant aquells temps que he estat realment desordenat. En lloc d'això, dic: 'Em disculpo'.
Perquè ho sento tan usat en excés, tendeix a sentir-se fulgurant i poc genuí. 'Em disculpo', en canvi, es diu prou rarament que encara tingui molt de pes. Quan l’utilitzo, la gent sap que el que dic és sincer.
La setmana passada, vaig deixar de banda una reunió important. Quan el meu cap va preguntar què passava, no vaig dir: 'Ho sento, ho he oblidat'. Vaig dir: 'Em demano disculpes; em va caure totalment la ment. A partir d'ara, comprovaré el meu Google Calendar tan bon punt arribi al meu escriptori al matí perquè no torni a passar '.
Nota: no només em vaig disculpar, però vaig plantejar el meu pla per evitar tornar a cometre el mateix error en el futur. Va molt més enllà del simple 'Perdó, no tornarà a passar'.
Alternatives 'Disculpeu': Tens raó, em disculpo, en endavant ho faré ..., entenc per què et molestes
3. Em
No és només la paraula 'jo' que volia evitar. Era tot el que representa 'jo': estar enfocat internament, en lloc de concentrar-me en com puc ajudar a les persones amb qui interactuo cada dia.
Heus aquí un missatge de correu electrònic que enviava, abans que m’adonés que tenia la paraula fora de límits:
Hola Sean,
Quan tingueu un moment, podríeu enviar-me la informació del llançament de la campanya del proper dimecres? Vull revisar un parell de detalls abans que es publiqui.
Gràcies,
aja
Aquí teniu la versió reescrita:
Hola Sean,
Quan tingueu un moment, podríeu enviar la informació de la campanya del proper dimecres? Comproveu dos detalls abans que es publiqui per assegurar-vos que el client estigui content.
Gràcies,
aja
En editar aquest missatge, també em vaig desfer del 'jo'. Reduir l’ús de les paraules “jo” m’obliga a centrar-me en com el que estic fent és beneficiar la nostra missió i companyia en conjunt, cosa que en última instància fa que la meva comunicació sigui més eficaç (i la persona que la rebi més receptiva).
Alternatives 'Jo / jo / jo': Vostè, nosaltres, nosaltres, l'equip, la nostra empresa, el nostre departament
Aquesta publicació està en col·laboració amb La musa . El article anterior es va publicar originalment a The Muse
Aquesta història va aparèixer originalment Temps