6 coses que fan la gent més organitzada cada diaCrèdit: Gregor SchusterLa teva vida està ocupada. Equilibri treball-vida és un repte. Sents que t'estàs estenent tan prim que comences a desaparèixer.
La majoria de nosaltres ens sentim així. Però no tots. Les persones més organitzades no tenen.
Com a autor de vendes de Nova York i neurocientífic Daniel J. Levitin explica, els VIP que es van conèixer no semblen dispersos i frenètics.
Són tranquils, guai i 'de moment', sense fer malabars amb nou coses i preocupat de fer-ho a les 19:00.
No és difícil esbrinar per què: tenen ajudants i ajudants per fer-se càrrec d’aquestes coses perquè els VIP puguin estar “en el moment”.
Via La ment organitzada: pensar directament en l'era de la sobrecàrrega d'informació :
Al llarg de la meva feina com a investigador científic, he tingut l’oportunitat de conèixer governadors, membres del gabinet, celebritats de la música i els caps de les empreses de Fortune 500. Les seves habilitats i èxits varien, però com a grup, una cosa és extraordinàriament constant. M’ha cridat l’atenció repetidament el grau d’alliberament que tenen per no haver de preocupar-se de si hi ha algun altre lloc en què hagin de ser o d’algú altre amb qui hagi de parlar. Es prenen el temps, mantenen contacte visual, es relaxen i estan realment allà amb qui parlen. No s'han de preocupar si hi ha algú més important amb qui haurien de parlar en aquell moment perquè el seu personal —els seus filtres d'atenció externs— ja han determinat per a ells que aquesta és la millor manera d'utilitzar el seu temps.
Ha de ser agradable, ja que tu i jo hem de fer diverses tasques i reduir les coses per intentar fer-ho tot, estressant tot el temps.
Però aquí és el següent: Tu també pots ser així. I no requereix una plantilla de deu persones.
Llavors, qui és el vostre ajudant? Tu ets. Aleshores, qui és el VIP? Tu ets. (Sí, us estic animant activament a desenvolupar una personalitat dividida.)
Amb una planificació suficient per endavant, podeu assegurar-vos que sigueu tan tranquil i organitzat com el president dels Estats Units.
(Per obtenir més informació sobre el que fan les persones més productives, feu clic a aquí .)
Només hem d’instal·lar alguns sistemes abans d’hora. Quin és el primer pas?
Articles Relacionats: 6 coses que fan les persones més productives cada dia
1) El cervell VIP està buit. I això és una bona cosa.
El president dels Estats Units no intenta desesperadament recordar la seva llista de tasques.
Ha subcontractat al seu personal totes les coses que vindran després perquè pugui centrar-se al 100% en allò que té al davant.
No, no teniu un grup d'assistents, però encara hi ha un principi clau que podeu utilitzar: Traieu-lo del cap.
Via La ment organitzada: pensar directament en l'era de la sobrecàrrega d'informació :
Desplaceu la càrrega d’organitzar-vos des del nostre cervell cap al món extern ... Escriure’ls els treu del cap, netejant el cervell de l’ordenació que interfereix en poder centrar-vos en allò en què us voleu centrar.
Tot el que us preocupa, totes les tasques pendents i totes les preocupacions s'anoten en un sol lloc.
Un. No repartides per un bloc de notes a casa, el vostre iPad a l'oficina, la safata d'entrada del correu electrònic, notes adhesives al monitor i la vostra memòria poc fiable.
Aquesta dispersió us fa preguntar-vos si heu oblidat alguna cosa i la investigació ho demostra produeix ansietat .
Així que traieu-lo del cap i en una llista. Després, Fent les coses diu l’autor David Allen divideix-lo en 4 categories:
- Fes-ho
- Delegeu-lo
- Ajornar-ho
- Deixar-lo anar
Un cop tingueu aquestes 4 llistes, ja sabreu què heu de fer i tot en un sol lloc. Només tenir aquesta llista és un gran pas cap a VIP.
Per què funciona? Hi ha alguna neurociència al darrere. Anotar les coses desactiva els “bucles d’assaig”.
Via La ment organitzada: pensar directament en l'era de la sobrecàrrega d'informació :
Quan tenim alguna cosa important a la ment, sobretot un tema per fer, ens fa por oblidar-ho, de manera que el nostre cervell ho assaja, llançant-lo al voltant i al voltant en cercles en allò que els psicòlegs cognitius anomenen bucle d’assaig, una xarxa de regions cerebrals que uneix l’escorça frontal just darrere dels globus oculars i l’hipocamp al centre del cervell ... El problema és que funciona massa bé, mantenint els articles a l’assaig fins que els atenem. Anotar-los dóna permís explícit i implícit al bucle d’assaig per deixar-los anar, relaxar els seus circuits neuronals per poder centrar-nos en una altra cosa.
La investigació demostra que quan deixes les coses inacabades i et preocupes, en realitat et fa ximple . Solució? Escriviu-ho tot .
(Per obtenir més informació sobre com els grans genis de la història aprofiten els quaderns, feu clic a aquí .)
De manera que teniu totes les tasques pendents del vostre cervell a la llista. Sabeu què es pot delegar, diferir i deixar caure, i què heu de fer realment.
Ara, com passa el dia com un VIP tranquil?
2) 'Sr. President, la vostra propera reunió està a punt de començar '
El president dels Estats Units no comprova el rellotge. Està programat fins al minut i els ajudants li diuen quan és hora d’anar-se’n.
És possible que no tingueu assistents, però qualsevol telèfon intel·ligent té alarmes i recordatoris.
Via La ment organitzada: pensar directament en l'era de la sobrecàrrega d'informació :
La gestió del temps també requereix estructurar el vostre futur amb recordatoris. És a dir, un dels secrets per gestionar el temps en el present és anticipar-se a les necessitats futures perquè no us deixeu trepitjar i jugar al ritme tot el temps.
Irònicament, el vostre telèfon probablement us interromprà amb textos, correus electrònics i actualitzacions d'estat sense importància, però no sobre les prioritats clau del vostre dia.
Pocs de nosaltres tenim el nostre calendari tan organitzat amb antelació que podem deixar que dicti totes les nostres accions moment a moment.
Quina és la clau? Les alarmes no funcionen amb llistes de tasques.
Com Cal Newport recomana, assigneu a cada tasca un bloc de temps al calendari. A continuació, podeu avaluar quant podeu fer realment:
La programació us obliga a enfrontar-vos a la realitat del temps que realment disposeu i del temps que trigaran les coses. Ara que mireu tota la imatge, podreu treure quelcom productiu de cada hora gratuïta que tingueu a la vostra jornada laboral. No només extreu més feina, sinó que podeu posar feina en llocs on podeu fer-ho millor.
És menys probable que ho feu postergar quan una activitat té un bloc de temps assignat, perquè la decisió ja estava presa.
I un cop tingui un bloc de temps, podeu ser el VIP. Les alarmes permeten que la vostra ment estigui tranquil·la sabent que se us recordarà el següent.
(Per obtenir més informació sobre l'horari que segueix la gent cada dia, feu clic a aquí .)
Sé què pensen alguns de vosaltres: Però m’interromp. Em distreu.
Però hi ha una manera d’afrontar les interrupcions, fins i tot si no teniu cap detall del servei secret per mantenir la gent fora de la vostra oficina.
3) Configureu els filtres
Cada matí, el president rep un document d’alt secret amb tot el que necessita saber de les agències que hi ha a sota.
La clau que no és el que conté el document, és el que no conté: 50 actualitzacions d'estat, 100 tuits, 10 fotos de gats i 1000 correus electrònics sense importància.
Es pot centrar en allò que importa perquè no està distret pel que no. Mentrestant, probablement us sentiu aclaparat per la informació.
Via La ment organitzada: pensar directament en l'era de la sobrecàrrega d'informació :
Avui en dia, els nostres filtres d’atenció es desborden fàcilment. Les persones amb èxit —o les persones que s’ho poden permetre— fan servir capes de persones que tenen com a funció restringir el filtre d’atenció. És a dir, caps d’empreses, líders polítics, estrelles de cinema mimades i altres persones amb un temps i una atenció especialment valuosos, compten amb una plantilla de persones al seu voltant que són efectivament extensions del seu propi cervell, que reprodueixen i refinen les funcions del filtre d’atenció de l’escorça prefrontal.
'Tinc una sobrecàrrega d'informació!', Crides. Però com a visionari tecnològic Clay Shirky diu, 'No és una sobrecàrrega d'informació; es produeix un error en el filtre. '
La vostra atenció és limitada i valuosa. Necessiteu menys informació. Necessiteu bons filtres.
Via La ment organitzada: pensar directament en l'era de la sobrecàrrega d'informació :
Els nostres cervells tenen la capacitat de processar la informació que agafem, però amb un cost: podem tenir problemes per separar el trivial de l’important i tot aquest processament de la informació ens cansa. Les neurones són cèl·lules vives amb un metabolisme; necessiten oxigen i glucosa per sobreviure i quan han estat treballant molt, experimentem fatiga ...
Una bona solució de baixa tecnologia és amagar-se una part del dia . Sóc tan greu com un atac de cor. Aneu allà on la gent no us pugui contactar i feu una feina sòlida.
No és una opció per a tothom. Ho entenc. Cap problema. Però les persones que consideren que la tecnologia els ha deixat sobrecarregats d’informació l’utilitzen malament.
Utilitzeu tecnologia com un DVR per canviar el temps de les vostres comunicacions. La gent hauria d’arribar-hi quan ho desitgi, no quan ho vulgui.
Gestioneu totes les comunicacions especificades ' lots ': una hora definida quan comproveu el correu electrònic, el correu de veu, etc.
Algunes persones diuen: 'No puc fer això'. Però és probable que ho pugueu fer més del que penseu, sobretot a primera hora i a última hora del dia.
Potser el vostre cap us vol respondre ridículament. Molt bé. Configureu un filtre de correu electrònic perquè només els correus electrònics del cap passin immediatament.
Via La ment organitzada: pensar directament en l'era de la sobrecàrrega d'informació :
... Podeu configurar filtres de correu electrònic a la majoria de programes i telèfons de correu electrònic, designant determinades persones a les quals voleu rebre el correu immediatament, mentre que altres correus només s'acumulen a la safata d'entrada fins que tingueu temps per tractar-lo. I per a les persones que realment no poden estar allunyades del correu electrònic, un altre truc eficaç és configurar un compte de correu electrònic privat i especial i donar aquesta adreça només a aquelles poques persones que necessiten poder-vos contactar immediatament, i comproveu els vostres altres comptes només a les hores assenyalades.
(Per obtenir més informació sobre com aconseguir la conciliació laboral i familiar, feu clic a aquí .)
Per tant, teniu recordatoris i filtres i ja no esteu preocupats.
Però quan us asseieu a treballar, us adoneu que encara hi ha massa coses a fer. Com es pot mantenir la calma quan hi ha tantes decisions a prendre?
Articles Relacionats: 8 coses que tenen en comú les persones amb més èxit del món
4) L'increïble poder del 'prou bo'
El president no pren poques decisions. Els milers de persones que treballen sota ell manegen aquestes coses, de manera que només les grans bombolles arriben al seu programa.
Però, donat que no tingueu milers de persones treballant sota vosaltres (o potser cap per al cas), s’encarrega de totes les decisions, tant empresarials com personals.
Com he dit abans, ' Podeu fer qualsevol cosa un cop deixeu d’intentar fer-ho tot. 'Sigues un perfeccionista de tot plegat i tindràs un atac de nervis.
Deseu el vostre poder de decisió limitat per a les coses que importen. Tota la resta hauria d'estar 'satisfeta'.
Què és satisfactori? És l'art de triar ràpidament l'opció que sigui 'prou bona'. I la investigació demostra que és el camí cap a la productivitat, i felicitat .
Via La ment organitzada: pensar directament en l'era de la sobrecàrrega d'informació :
Investigacions recents en psicologia social han demostrat que les persones feliços no són persones que en tenen més; més aviat, són persones que estan satisfetes amb el que ja tenen. La gent feliç es satisfà tot el temps, encara que no ho sàpiga. Es pot veure a Warren Buffett com un abraçat satisfactori fins a l’extrem: un dels homes més rics del món, viu a Omaha, a una quadra de la carretera, a la mateixa modesta casa on viu des de fa cinquanta anys ... Però Buffett no satisfà amb les seves estratègies d'inversió; satisfer és una eina per no perdre temps en coses que no són la vostra màxima prioritat. Per als vostres esforços d’alta prioritat, la recerca d’excel·lència a l’antiga segueix sent l’estratègia adequada.
Aquesta decisió comportarà la pèrdua de feina? No? A continuació, opteu per la solució 'prou bona' i concentreu-vos en el que més importa.
(Per obtenir més informació sobre el que totes les persones amb més èxit tenen en comú, feu clic a aquí .)
Les prioritats del vostre cap canvien al migdia. S’afegeixen més coses a la vostra llista. Com pot això no llançar una clau de mico al vostre pla ben plantejat?
5) 'Sr. President, hi ha hagut un canvi ...
Quan es produeixen canvis al comandant en cap, canvia sense problemes perquè els seus ajudants ja han revisat els plans del dia. Així que es manté tranquil.
També podeu estar fresc, però requereix una mica més d’esforç. Entraran coses noves, les prioritats canviaran i cal processar-les i adaptar-les.
Tingueu sempre el portàtil preparat per captar idees i tasques pendents.
I durant tot el dia necessiteu moments de triatge i “classificació activa” on reestructureu la llista des del vostre gran abocador de cervells.
Via La ment organitzada: pensar directament en l'era de la sobrecàrrega d'informació :
'El vostre cervell ha de comprometre's de manera coherent amb tots els vostres compromisos i activitats', diu Allen. 'Heu d'estar segur que feu el que heu de fer i que està bé que no feu el que no feu. Si estàs al cap, llavors la teva ment no està clara. Qualsevol cosa que considereu inacabada d'alguna manera s'ha de capturar en un sistema de confiança fora de la vostra ment ... 'Aquest sistema de confiança és escriure-ho.
Un cop actualitzada la llista, apliqueu el fitxer Matriu Eisenhower .
Quan sàpiga a quina categoria s’adapta tot, podeu atacar la llista de manera prioritària.
(Per obtenir més informació sobre com els Navy SEAL, els astronautes i els samurais prenen bones decisions, feu clic a aquí .)
D’acord, ets amo del teu horari, tens la ment buida i estàs preparat per concentrar-te ... Ara què?
Articles Relacionats: Com assolir l’equilibri laboral i familiar en 5 passos
6) Teniu una 'sala de guerra'
Heu vist alguna vegada una foto de l’escriptori del president? Té munts de papers i 1.000 publicacions aleatòries? No.
La investigació mostra un escriptori que sembla les conseqüències d’un desastre natural minva la vostra capacitat de concentració .
No cal que siguis un monstre, però quan és hora que deixis de planificar i siguis el VIP, tenen una àrea de treball independent dissenyada per centrar-se.
Via La ment organitzada: pensar directament en l'era de la sobrecàrrega d'informació :
Una manera d’explotar l’estil natural d’emmagatzematge de memòria de l’hipocamp és crear espais de treball diferents per als diferents tipus de treball que fem. Però utilitzem la mateixa pantalla de l’ordinador per equilibrar el nostre talonari, respondre als correus electrònics del nostre cap, fer compres en línia, veure vídeos de gats tocant el piano, emmagatzemar fotos dels nostres éssers estimats, escoltar la nostra música preferida, pagar factures i llegint les notícies diàries. No és estrany que no ho recordem tot: el cervell simplement no estava dissenyat per tenir tanta informació en un sol lloc ... El neuròleg i escriptor Oliver Sacks va més enllà: si esteu treballant en dos projectes completament separats, dediqueu un escriptori o taula o secció de la casa per a cadascun. Només entrar en un espai diferent toca el botó de restabliment del cervell i permet un pensament més productiu i creatiu.
Segons el gurú de la productivitat Tim Ferriss , el focus només és el producte d’eliminar les distraccions.
Articles Relacionats: Com tenir l’any més organitzat de la vostra vida
Per tant, voleu que la vostra àrea de treball VIP tingui allò que necessita el VIP. I res més.
Via La ment organitzada: pensar directament en l'era de la sobrecàrrega d'informació :
Una troballa germana en psicologia cognitiva per obtenir aquest control és fer visibles les coses que necessiteu regularment i amagar les coses que no.
Ja sento el queixar: Però no tinc dues oficines. Amb prou feines en tinc!
No es tracta de béns immobles, sinó d’espai mental. El vostre escriptori pot estar on teniu previst, però el VIP funciona al sofà.
O el vostre ordinador de sobretaula és per preparar-lo, però el VIP funciona al vostre iPad (al qual manca deliberadament aplicacions per a Facebook, Twitter, etc.)
Quan és hora de treballar VIP, voleu tot el que necessiteu per fer la feina, i res més.
El vostre entorn immediat ho hauria de fer faciliteu el que heu de fer i el que no necessiteu .
(Per obtenir més trucs que fan servir les persones amb èxit per fer-se grans, feu clic a aquí .)
Llavors, com ho podem aconseguir?
Resumir
Els passos per ser tan organitzat i tranquil com el comandant en cap:
- Traieu les vostres tasques pendents del cap i en un document.
- Bloqueja el calendari i defineix les alarmes perquè no hagis de pensar en el següent.
- Utilitzeu 'lots' i filtres perquè només obtingueu la informació que necessiteu quan la necessiteu.
- Opteu per 'prou bones' en les petites decisions perquè pugueu centrar-vos en les grans.
- Captureu, triatgeu i prioritzeu els elements nous periòdicament.
- Tingueu una 'sala de guerra' que contingui allò que necessiteu i res més.
Uniu-vos a més de 100.000 lectors. Obteniu una actualització setmanal gratuïta per correu electrònic aquí .
Abans necessitaves una secretària vigilant el telèfon vigilant tot el dia ... després arribaven contestadors automàtics i bústia de veu.
La tecnologia ha recorregut un llarg camí des de llavors i, amb una certa planificació, podeu utilitzar-la per mantenir-vos frescos i aconseguir grans coses.
Al principi és difícil. I, sí, ensopeguareu. Haureu de modificar i personalitzar. Però amb el temps anireu desenvolupant un sistema personal que funcioni.
I aprendràs la lliçó que tot VIP coneix:
El més complicat d’aprendre a gestionar és vosaltres mateixos . Però una vegada que ho pugueu fer, podreu gestionar qualsevol cosa.
Aquesta peça va aparèixer originalment el Barking Up the Wrong Tree .
Aquesta història va aparèixer originalment Lema