La senyalització es mostra fora de la seu de Google Inc. a Mountain View, Califòrnia, el 13 d'octubre de 2010.Crèdit: Bloomberg / Getty ImagesLa comunicació al segle d’Internet sol significar l’ús del correu electrònic, i el correu electrònic, tot i ser molt útil i potent, sovint inspira temor important als humans feliços que, d’altra banda, són optimistes. Aquí teniu les nostres regles personals per mitigar aquest sentit de pressentiment:
1. Respon ràpidament. Hi ha persones amb qui es pot confiar per respondre ràpidament als correus electrònics, i d'altres que no poden. Procureu ser un dels primers. La majoria de les persones més conegudes i més concorregudes actuen ràpidament sobre els seus correus electrònics, no només per a nosaltres o per a alguns remitents, sinó per a tothom. El fet de ser sensible estableix un bucle de retroalimentació de comunicacions positiu pel qual el vostre equip i els vostres col·legues tindran més probabilitats d’incloure-us en debats i decisions importants, i ser sensible a tothom reforça la cultura plana i meritocràtica que esteu intentant establir. Aquestes respostes poden ser bastant curtes: 'ho he entès' és un dels nostres favorits. I quan confieu en la vostra capacitat de resposta ràpida, podeu dir exactament a la gent el que significa una no resposta. En el nostre cas, normalment 'ho té i continua'. Què és millor que el que significa una no resposta per part de la majoria de la gent: 'Estic aclaparat i no sé quan o si arribaré a la vostra nota, així que si necessiteu els meus comentaris, només haureu d'esperar al llim una estona més. A més, no m'agrada '.
2. Quan escriviu un correu electrònic, cada paraula és important i la prosa inútil no ho fa. Sigues nítid en el teu lliurament. Si esteu descrivint un problema, definiu-lo clarament. Fer-ho bé requereix més temps, ni menys. Heu d’escriure un esborrany i, a continuació, passar-lo i eliminar les paraules que no siguin necessàries. Penseu en la resposta del difunt novel·lista Elmore Leonard a una pregunta sobre el seu èxit com a escriptor: 'Deixo les parts que la gent salta'. La majoria dels correus electrònics estan plens de coses que la gent pot ometre.
3. Neteja la safata d’entrada constantment. Quant de temps dediqueu a mirar la safata d'entrada, només provant de decidir quin correu electrònic respondreu a continuació? Quant de temps dediques a obrir i llegir correus electrònics que ja has llegit? Qualsevol temps que passeu pensant sobre els elements de la safata d’entrada que heu d’atacar després és una pèrdua de temps. El mateix passa amb el temps que dediqueu a rellegir un missatge que ja heu llegit (i no heu actuat).
Quan obriu un missatge nou, teniu algunes opcions: llegiu-ne prou per adonar-vos que no cal llegir-lo, llegir-lo i actuar immediatament, llegir-lo i actuar més tard, o llegir-lo més tard (val la pena llegir-lo però no urgent i massa llarg per llegir en aquest moment). Trieu entre aquestes opcions de seguida, amb un fort biaix cap a les dues primeres. Recordeu l’antic acrònim OHIO: Hold it only once. Si llegiu la nota i sabeu què cal fer, feu-ho de seguida. En cas contrari, esteu condemnant-vos a rellegir-lo, que és un 100% de temps perdut.
Si ho feu bé, la safata d'entrada es converteix en una llista de tasques només de problemes complexos, que requereixen una reflexió més profunda (etiqueteu aquests correus electrònics com a 'acció' o, a Gmail, marqueu-los com a destacats), amb uns quants 'per llegir 'articles que podeu cuidar més endavant.
Per assegurar-vos que el flot no només es transfereix de la safata d'entrada a la carpeta 'Actuar', heu de netejar els elements d'acció cada dia. Aquesta és una bona activitat nocturna. L’objectiu és zero articles, però qualsevol cosa inferior a cinc és raonable. En cas contrari, perdreu el temps més tard intentant esbrinar quina de la llarga llista de coses cal mirar.
4. Gestioneu el correu electrònic en ordre LIFO (Última entrada a la primera sortida). De vegades, les coses més antigues són ateses per una altra persona.
5. Recordeu que sou un enrutador. Quan obtingueu una nota amb informació útil, penseu en qui més la trobaria útil. Al final del dia, feu una passada mental pel correu que heu rebut i pregunteu-vos: 'Què hauria d'haver reenviat, però no?'
6. Quan utilitzeu la funció bcc (còpia cega), pregunteu-vos per què. La resposta és gairebé sempre que intenteu amagar alguna cosa, que és contraproduent i potencialment sabotera en una cultura transparent. Quan aquesta sigui la vostra resposta, copieu la persona obertament o no la copieu. L'única vegada que us recomanem que utilitzeu la funció bcc és quan elimineu algú d'un fil de correu electrònic. Quan 'responeu a tots' a una llarga sèrie de correus electrònics, moveu les persones que ja no siguin rellevants per al fil al camp Cco i indiqueu al text de la nota que feu això. Ells se sentiran alleujats de tenir una nota menys irrellevant que aglutina la safata d'entrada.
7. No cridis. Si heu de cridar, feu-ho en persona. És MOLT FÀCIL fer-ho electrònicament.
8. Facilitar el seguiment de les sol·licituds. Quan envieu una nota a algú amb un element d'acció del qual vulgueu fer un seguiment, copieu-vos i, a continuació, etiqueteu la nota com a 'seguiment'. Això facilita la cerca i el seguiment de les coses que encara no s'han fet; només cal que reenvieu la nota original amb una introducció nova que us pregunti 'S'ha fet això?'
9. Ajudeu la vostra futura cerca automàtica de coses. Si obteniu alguna cosa que creieu que potser voldreu recordar més endavant, envieu-vos-la juntament amb algunes paraules clau que en descriuen el contingut. Penseu en vosaltres mateixos: Com ho cercaré més endavant? Després, quan el cerqueu més endavant, probablement utilitzeu els mateixos termes de cerca. Això no és útil per als correus electrònics, sinó també per als documents importants. Jonathan analitza els passaports, les llicències i les targetes d'assegurança mèdica de la seva família i se'ls envia per correu electrònic juntament amb paraules clau descriptives. Si falta alguna d'aquestes coses durant un viatge, les còpies es poden recuperar fàcilment de qualsevol navegador.
Extret del llibre COM FUNCIONA GOOGLE d'Eric Schmidt i Jonathan Rosenberg, amb Alan Eagle. © 2014 per
Aquesta història va aparèixer originalment Temps