180822-email-responseCrèdit: -goldy: Getty Images / iStockphotoEstàs esperant a rebre notícies d’un company, d’un cap, d’un client potencial, d’un client, d’un empresari potencial.
Ha passat un temps. Heu comprovat la vostra carpeta brossa. Res allà dins.
Us estan evitant a propòsit? Ho van oblidar? És un no? Odien la idea que vau presentar? T’odien? L’únic que sabeu amb seguretat és que voleu una resposta, però no voleu que sembli pressiu.
Per tant, deixeu-los una nota amb aquestes tres paraules mortals: Només cal registrar-se.
'Només heu de comprovar si heu rebut la meva factura.'
'Només heu de comprovar si heu completat l'informe que he demanat.'
'Només heu de registrar-vos per assegurar-vos que venireu a la reunió.'
'Només registrar-me: heu rebut això i podeu reunir-me?'
Quan diem 'només registrar-nos', intentem suavitzar el missatge real: 'No m'ignoris. Ja necessito resposta!
Tot i que està pensat per ser suau, el fet de registrar-se només resulta poc ingenu. 'Just' és una paraula que fem servir habitualment per minimitzar el que hem de dir. I el fet d’enregistrar-se té un matís informal, sense cap mena de pes. Juntes, la frase sona falsa quan clarament voleu alguna cosa.
Llavors, com es pot fer un seguiment sense ser un nag passiu-agressiu? Aquests són els passos per elaborar el correu electrònic de seguiment perfecte.
Posa’t en la pell de l’altra persona.
Quants elements hi ha a la vostra safata d'entrada esperant una resposta? Tothom està ocupat. Les coses cauen per les esquerdes. Recordeu que l’atenció d’aquesta persona es divideix en milers de milions de maneres diferents i que probablement no els importarà un recordatori amable.
La meva amiga, periodista, que anomenarem Lisa, recentment, va trobar útil aquest canvi de perspectiva. Es va desanimar perquè havia programat una reunió amb un editor de revistes de primer ordre i l'editor havia cancel·lat tres vegades.
Lisa encara esperava la notificació dels seus dos darrers correus electrònics demanant una nova programació i es preguntava com podria fer un tercer cop de seguiment sense trobar-se com un psico. 'Primer de tot', li vaig dir a Lisa, 'Suposem que l'editor, en lloc de decidir que no val la pena conèixer-lo, és simplement humà'.
Ser humà indica que sou:
- Addicte a revisar els vostres correus electrònics, molts dels quals obriu mentre feu cua a la botiga de queviures i solen marcar-los com a no llegits, però de vegades també us oblideu de fer-ho, sobretot quan us adoneu que el caixer crida 'el proper client' i us és 'tu'. Fins i tot si volíeu respondre a aquest missatge de correu electrònic quan tornàveu al vostre escriptori, ara està enterrat sota de nous.
- Aclaparat per totes les coses.
- Agraït, en lloc de molestar-se, quan algú et recorda —de manera lliure de culpabilitat— que està esperant una resposta.
'Això em fa sentir millor', va dir Lisa. 'Llavors, hauria de dir alguna cosa del tipus:' Ei, només fa el registre?
Vaig escriure alguna cosa per a Lisa que crec que és molt més eficaç:
Hola [nom],
Amb el risc de ser [empenta, molèstia, plaga], ho estic fent tornar a la part superior de la safata d'entrada.
Sé quant heu de fer abans de marxar i espero poder tenir la meva idea davant d’aquest moment.
Si ara és difícil programar una reunió presencial, seria més fàcil saltar al telèfon? Tot el que necessito són [número] de minuts i puc estar disponible en qualsevol moment que us funcioni.
Amb ganes de tornar a escoltar.
Moltes gràcies,
Lisa
Ha funcionat! Lisa va escoltar l’editor i va aconseguir una reunió.
Sigues directe però comprensiu.
En lloc de dir 'Només registrar-vos', aquí teniu algunes opcions que us semblen més autèntiques. Cadascú fa la tasca crucial de recordar sense castigar. Alguns estan més botonats, d’altres més familiars. Trieu-ne una segons la vostra relació amb el destinatari.
- Tornaré a cercar per veure si heu tingut l'oportunitat de pensar-hi.
- Ho estic fent tornar a la part superior de la safata d'entrada.
- Sé quant teniu al plat, així que torno a posar-ho al davant i m'encantaria la vostra presa.
- Volia contactar amb vosaltres sobre aquest tema [idea, tema, projecte, esdeveniment].
- Amb el risc de ser [exagerat, molest, empenta], torno a entrar a la safata d'entrada per veure si podem avançar.
- Espero que sigui el moment adequat per tornar amb vosaltres.
- Espero que sigui un bon moment per reprendre aquesta conversa.
- Hola! Estic aquí per tornar-vos a equivocar.
Oferiu una resposta fàcil, una sortida o una alternativa.
Sovint, la gent no respon un correu electrònic perquè requereix una resposta llarga i reflexiva. Feu que la seva resposta sigui el més senzilla possible amb una d’aquestes opcions.
- Si ara és difícil programar una reunió presencial, seria més fàcil saltar al telèfon durant [10, 20, 30] minuts?
- Si ara no és un bon moment, tornaré a fer un seguiment amb molt de gust la setmana que ve. Si això funciona per a vosaltres, només cal que em respongueu amb un 'Sí, la setmana que ve' i tornaré a comprovar-vos amb vosaltres.
- Si no en tinc notícies aquesta setmana, assumiré que és una passada per ara.
- Si hi ha algú més a qui haig de dirigir-ho, si us plau, escriviu-me un nom i el portaré amb molt de gust (us prometo deixar-vos fora del cap endavant i cap endavant).
Aquestes frases m’han ajudat tant a l’hora d’enviar com de rebre correus electrònics de seguiment relacionats amb el meu negoci de redactors .
Si encara esteu atrapats, empleneu aquests espais en blanc.
Probablement tingueu un correu electrònic amb el qual necessiteu fer un seguiment ara mateix, de manera que aquí teniu una plantilla que podeu utilitzar per esborrar-la de la llista de tasques.
Hola [nom],
A risc de [molestar, molestar-te, tornar-te boig, ser massa persistent], estic [donant voltes, seguint, movent això cap a la part superior de la safata d'entrada, posant-ho de nou davant teu, perseguint-te alegrement ].
Sé amb quina ocupació esteu [ompliu amb detalls específics si és possible].
[OPCIONAL: afegiu elogis, com ara: Per cert, em va encantar la vostra publicació recent, xerrada i entrevista. Tan inspirador!]
M'encantaria fer-ho el més fàcil possible. Seria millor si [suggerim una manera alternativa de comunicar-se]?
Amb ganes de tornar a escoltar. [OPCIONAL: oferiu una sortida fàcil, com ara: si no ho faig, suposaré que és una passada per ara o si no és un bon moment, digueu la paraula i tornaré a fer la volta el mes que ve.]
Equilibri la persistència amb la paciència.
Sempre està bé fer-ne un seguiment, sobretot si heu indicat que ho faríeu. Abans de fer-ho, tingueu en compte la pregunta: és realment urgent obtenir una resposta ara o només ho feu? voler un? És útil registrar-vos amb vosaltres mateixos.
No digueu 'només registrar-vos'.